Este guia vai lhe ensinar a segmentar seus contatos com Tags no Seu CRM Simples, utilizando palavras simples e relevantes para fins de organização. A partir disso é possível:
Defina Regiões e Microrregiões: Identifique a localização precisa de seus contatos, desde grandes regiões até áreas específicas;
Segmente por Segmento de Mercado: Agrupe contatos por áreas de atuação, como indústria, comércio ou serviços.
Identifique o Ramo de Atuação: Diferencie empresas por setores específicos, como construção civil, tecnologia ou agronegócio.
2. Incluindo TAGs
Selecione a Tag: Escolha a Tag que melhor descreve o contato (Figura 1).
Adicione a Tag: Clique no botão à direita do campo de Tags.
Figura 1
Mais Funções:
Múltiplas Tags por Contato: Adicione quantas Tags forem necessárias para detalhar o perfil do contato;
Seleção Múltipla: Escolha as Tags desejadas uma a uma e clique em para adicionar cada uma (figura 2);
Confirmação Visual: As Tags adicionadas ficam “coloridas” abaixo da seleção, confirmando a inclusão (como na figura 3);
Figura 2
Figura 3
Caso queira saber como cadastrar novas TAGs, clique aqui.
No CRM Simples, ao proceder o cadastramento de um novo “contato”, você precisa definir se a pessoa a ser cadastrada será uma pessoa física ou uma pessoa jurídica, conforme o campo que lhe permite identificar isso de forma visual.
Ao selecionar a opção “Pessoa” no campo ao lado, você estará informando ao CRM Simples, que seu deseja é cadastrar uma pessoa física, portanto será solicitada a informação do CPF da mesma.
Ao selecionar a opção “Organização” ou “Filial”, será solicitado no cadastro do contato, a informação do CNPJ do mesmo.
Figura 1: Campo para identificar o “Tipo de pessoa” no CRM Simples.
Observação:
1- Ao selecionar os tipos “Pessoa” ou “Filial”, note que será incluído o campo para você selecionar a “Organização” cujo cadastro irá pertencer, ou seja, no CRM Simples, é possível “LIGAR” uma pessoa física OU uma Filial à uma Organização, o que lhe permitirá cadastrar diversas lojas pertencentes ao mesmo grupo econômico, por exemplo!
Figura 2: Campo “Organização” para cadastros do tipo (Pessoa ou Filial), que permite “Ligar” um contato a outro.
2- Somente é possível ligar um contato do tipo (pessoa ou filial) a uma organização, não é permitido ligar uma organização a outra organização, por exemplo, para não gerar ligação cruzada entre os contatos.
Vou precisar de CPF ou CNPJ para fazer um 1º registro do meu contato?
Imaginando que esta possa ser uma dúvida bastante comum para quem já está acostumado ao cotidiano comercial diário, onde a informação do CNPJ/CPF normalmente é uma informação necessária, pois para emissão de qualquer documento de venda, esta é uma informação básica e portanto, obrigatória para qualquer ERP, num CRM a informação é um pouco diferente!
Como o CRM é uma ferramenta de “Prospecção comercial” e de relacionamento, é comum, num primeiro contato com algum “potencial cliente”, não termos as informações suficientes e obrigatórias que um ERP exige, mas termos o essencial para podermos efetuar um contato por telefone ou e-mail com este “potencial cliente”, então, pensando nisso, o CRM Simples não exige que o CNPJ ou o CPF sejam campos obrigatórios no momento do cadastro de um “potencial cliente”.
Permite um gerenciamento eficiente da carteira de contatos;
Facilita a identificação rápida dos cadastros em cada estágio;
Os status de contato ajudam a categorizar e identificar rapidamente os cadastros em diferentes estágios de relacionamento. Isso facilita a gestão dos contatos, permitindo que ações específicas sejam tomadas conforme o estágio em que cada contato se encontra. Tabela de contatos na figura 1.
Figura 1
2. Status Padrão
Existem 3 tipos de status padrão os quais são:
1. Suspect
Representa um novo contato com poucas informações. É necessário iniciar um relacionamento, conhecer suas necessidades e apresentar a sua marca e portfólio.
Este é o status padrão para novos contatos, mas podeser alterado após o cadastro.
2. Prospect
Após o primeiro contato (por e-mail, telefone, etc.), se o contato demonstrar potencial para ser cliente, ele é atualizado para Prospect.
Deve haver uma tarefa agendada para manter o relacionamento ativo e gerar oportunidades.
Diferentes vendedores podem interagir com o mesmo prospect, gerando várias oportunidades.
3. Client
Quando um prospect realiza a primeira compra, ele é atualizado para Cliente.
Pode ser segmentado em categorias como Cliente Ouro, Prata e Bronze para qualificar melhor a carteira.
3. Status de Inatividade
Status de Inatividade
Contatos que não possuem o perfil desejado são marcados como Inativos.
Esses contatos são removidos das listas de Suspects, Prospects ou Clientes.
Sub-status podem ser criados, como “E-mail Marketing”, para tentar requalificar esses contatos com menor custo.
4.Personalização de Status
O CRM Simples permite a criação de status personalizados para diferentes tipos de relacionamento, como parceiros de negócio ou fornecedores. Isso oferece flexibilidade para atender às necessidades específicas da empresa.
5. Como Alterar os Status de Contato
Para gerenciar os status de contato, acesse o menu lateral, clique em “Tabelas” e selecione “Status de contato”. Nesta página, você pode criar, editar ou excluir qualquer status conforme necessário.
Uma fonte de contato deve indicar “como” o contato foi captado e chegou até sua base de dados. De forma muito simples, é a “ORIGEM” do seu relacionamento, a fonte de captação de seus “potenciais clientes”.
Abaixo estão relacionadas algumas fontes de contatos que servem de referência para você, se quiser entender mais sobre como tratar suas fontes de contatos, acesse a tabela de Fontes de Contatos do Seu CRM Simples.
Fonte de contato:
Contato Direto;
E-mail Marketing;
Facebook;
Feira ou Evento;
Instagran;
Internet / Site Institucional;
LinkedIn;
Whatsapp;
Referências:
Fonte da juventude: é uma fonte que, segundo diversas lendas, ficaria em um local paradisíaco junto ao Jardim do Éden, que possui águas capazes de rejuvenescer a pessoa que bebê-las.
Juan Ponce de León: conquistador espanhol do início do século XVI. Foi o 1º governador de Porto Rico e acredita-se que tenha sido o 1º europeu a ter visitado a Flórida (foi ele que deu nome à região, pela sua abundância em flores), após ter partido à frente de uma expedição em busca da fonte da juventude.
Este cadastro detalha os métodos usados por sua Empresa para captar novos suspects, prospects ou clientes no mercado, conforme figura 1.
Figura 1
1. Gerenciamento de Campanhas de Marketing
Através desta tabela (figura 1), você pode acompanhar e gerenciar suas campanhas de marketing:
Cadastre uma fonte de contato com o nome da sua campanha (exemplo: “Novo Empreendimento”).
A fonte estará disponível imediatamente para uso ao registrar novos contatos, indicando que vieram dessa campanha.
2. Visualização do Desempenho da Campanha
No painel do CRM Simples, você pode visualizar o desempenho da sua campanha em formato gráfico, com base nos dados diários de novos contatos registrados.
3. Configuração da Tabela de Fontes de Contato
Nesta seção do CRM, você pode editar as fontes de contato conforme necessário para uma melhor organização do seu CRM Simples. Para configurar a tabela de fontes de contato, siga os passos abaixo:
Através da tabela de TAGS, é possível segmentar seus contatos, utilizando palavras simples, as quais possuam relevância e fundamento, é possível por exemplo determinar região de cadastro do contato, segmento de mercado, ramo de atuação, dentre tantas outras funções que podem ser cobertas pelo CRM Simples, utilizando-se este cadastro simples, por padrão, o CRM Simples inicia o cadastro de TAGS vazio, ficando a cargo do cliente definir quais palavras melhor irão definir seus contatos, abaixo expomos alguns exemplos de TAGS já utilizados por nossos clientes para determinar por exemplo:
Região / microrregião:
Capital / Interior / Nordeste do XX;
Zona Norte / Zona Sul / dentre outras;
Leste / Oeste / Norte / Sul / Centro-oeste / etc.
Obs: Lembre-se que o cadastro de TAGS deve ser efetuado de forma a utilizar palavras simples, não compostas, portanto, seguindo o exemplo acima, cada palavra separada pela (/) barra, representa uma TAG e deve ser cadastrada individualmente no CRM Simples.
Segmento de mercado / Ramo de atuação:
Moveleiro;
Metal-mecânico;
Supermercadista;
Atacado;
Varejo;
Como você utilizará o cadastro de TAGS dentro do CRM Simples?
Primeiramente, você deve criar suas TAGS, para isso acesse “Tabelas” no menu lateral, em seguida clique em “TAGS”. Nesse local podem ser ser criadas novas TAGS, editar as já criadas ou excluir TAGS que não são mais necessárias. Para criar uma TAG nova, clique no botão “+ Nova”, como na imagem abaixo:
Agora ficou muito simples! Quando você estiver cadastrando um novo contato, ou editando os dados cadastrais de um contato já existente, você verá o campo, conforme figura abaixo, no qual é possível editar, selecionar as TAGS que melhor definem o seu contato e salvar estas informações no mesmo.
Visualização das TAGS informadas nos contatos:
Utilizando-se os botões de filtros específicos, no topo da tela, é possível selecionar por meio das funções (CONTÊM / NÃO CONTÊM) uma TAG específica, o que possibilita ao usuário localizar rapidamente um conjunto de contatos por uma ou mais TAGS específicas.
O objetivo desta tabela é padronizar as principais atividades a serem executadas no dia a dia de sua equipe, conforme figura 7 abaixo.
Figura 1: Assuntos de tarefas, gerados a partir da criação da conta.
Através deste padrão, que você poderá alterar conforme sua necessidade, sua equipe vai conseguir gerar de forma organizada e padronizada, todas as tarefas em sua agenda diária, levando em consideração a prioridade de cada atividade a ser feita.
Exemplo de organização pessoal que pode ser efetuada levando-se em consideração os assuntos de tarefas:
Figura 2: Exemplo de organização pessoal, com base nos assuntos de tarefas, que pode ser visualizado através do menu tarefas, na visão de calendário.
Para adicionar, editar ou excluir assuntos, clique em “Tabelas” no menu lateral, em seguida clique no terceiro item “Assuntos de Tarefas”.
Registrando atividades futuras no CRM, para ser lembrado, sempre!
Quer cadastrar assuntos de tarefas de acordo com o seu processo comercial, acessa a Tabela de Assuntos de Tarefas do Seu CRM Simples. (link para o arquivo Tabela de Assuntos de Tarefas)
Após registrar o seu 1º contato no CRM Simples, além de registrar no histórico os dados “já conhecidos” sobre o mesmo, seja uma conversa informal, ou o registro da última atividade efetuada, é necessário começarmos a registrar outras informações importantes, como dados cadastrais relevantes, pessoas de contato (diretor, supervisor, comprador, por exemplo) e também, muito provavelmente, você deseja que o CRM Simples lhe avise sobre as suas atividades futuras, para manter o relacionamento com seu contato.
Então, vamos ver abaixo, como fazemos isso.
Figura 1: Registro de tarefas futuras no contato.
Se você olhar para a tela do seu contato, você vai enxergar a aba de detalhes e próximas tarefas, à direita da sua tela principal, dentro da aba de “próximas tarefas”, existe a opção para adicionar uma nova tarefas (+Nova tarefa), basta você clicar neste link para registrar sua tarefa futura neste contato, como demonstrado abaixo:
A tela ao lado é utilizada para registrar-se uma nova tarefa no CRM Simples.
Vamos ver agora, um a um os campos existentes nesta tela, para ficar fácil entender como registrar uma tarefa futura no CRM Simples.
Quero lembrá-los que o CRM Simples permite criar tarefas para outros usuários de sua Empresa, internos ou externos, não apenas para o usuário que esta logado, pois como ferramenta de CRM, o CRM Simples também é uma excelente ferramenta de comunicação interna. Utilize o CRM Simples para se comunicar com vendedores externos, representantes ou outros usuários internos de outros setores.
Figura 2: Registro de uma tarefa / atividade futura no contato.
Entendendo a tela de cadastro de tarefas
Vamos ver agora, campo a campo, o que é necessário para se registrar uma tarefa futura dentro do CRM Simples e ser lembrado sobre esta tarefa no futuro.
Para tanto, iremos utilizar como exemplo, a estrutura da anotação feita anteriormente no contato “CRM Simples Software”, abaixo exposta novamente para compreensão dos exemplos, onde, as palavras grifadas, remetem ao entendimento dos exemplos abaixo.
“Já é cliente, sempre converso com Emerson, na nossa última conversa, ele me solicitou o catálogo dos nossos produtos via e-mail, o qual enviei a ele e ficamos de conversar numa próxima visita para avaliarmos qual é a expectativa deles em relação aos nossos produtos.”
1 – Assunto da tarefa: Os valores que você irá visualizar neste campo, são os que foram informados na tabela de assuntos de tarefas, reforçamos novamente a necessidade de que, ao efetuar o seu cadastro dos assuntos na tabela do CRM Simples, você tenha sido bastante genérico em relação a cada assunto que você irá desenvolver no seu dia a dia, deixe para especificar ou descrever a tarefa no campo de “Descrição” da tarefa, abaixo exposto;
Exemplo de assunto para nossa tarefa futura: Visita.
2- Descrição da tarefa: Utilize o campo descrição para descrever de forma bastante especifica e objetiva, qual é a razão principal da existência desta tarefa, o que precisa ser feito, motivo pelo qual a tarefa existe;
Exemplo para o descritivo da tarefa: Avaliar expectativa do contato em relação aos nossos produtos, levantar mais informações sobre suas necessidades.
3- Devida para: Neste campo, o CRM Simples se utiliza de uma pró-atividade única, ele identifica qual é o último contato ou negociação com quem você estava trabalhando e já traz esta informação para dentro deste campo;
Observações:
Carregar este campo preenchido auxilia muito o usuário no momento de preencher a tela da tarefa, porém, tenha muito cuidado, se o contato para quem a tarefa é realmente devida não for a “Loja Fenda do Biquini”, então é necessário substituir a informação no campo, informando o contato correto na tarefa; Para substituir um contato por outro dentro do campo “Devida para”, basta clicar dentro do campo e preencher parte do nome do contato correto, você irá visualizar uma lista de contatos que possuam o nome informado, basta selecionar o contato correto e seguir em frente; Talvez, você queira criar uma tarefa sem um contato, por exemplo, uma consulta médica, você não deseja cadastrar o seu médico particular como Lead no seu CRM, então como faço para colocar na minha agenda uma tarefa, sem ninguém no campo “Devida para”, basta clicar no X que fica dentro do campo “Devida para”, bem no final da linha, à direita da sua tela, conforme demonstrado na imagem acima.
Figura 3: Clique no X no fim desta linha para retirar o contato da sua tarefa.
4- Atribuir para: Aqui fica a informação sobre “Quem é o responsável por executar a tarefa”, por padrão, o CRM Simples carrega neste campo o próprio usuário que esta adicionando a tarefa, porém é possível clicar no mesmo e selecionar outro usuário da sua Empresa;
Observações:
Somente usuários da Empresa, aqui você viu como cadastrar novos usuários no seu CRM Simples, serão visualizados neste campo; Sempre que você informar um usuário, diferente do seu próprio, o CRM Simples irá encaminhar por e-mail uma notificação ref. à criação da tarefa, contendo todo o detalhamento da mesma, com a finalidade de informar ao usuário que você definiu uma nova tarefa na agenda dele; O CRM Simples sempre irá notificar usuários quando forem definidas novas tarefas às quais ele seja o responsável pela execução da mesma, ou na qual ele seja “Participante” (este tópico será tratado mais abaixo).
5- Vencimento: Campo simples onde o usuário deve informar uma data futura e no campo à direita da mesma, o horário previsto para execução da tarefa, de forma a manter uma organização visual em sua agenda;
Até este ponto é onde você deve realizar o cadastro de uma tarefa futura, todos os demais campos abaixo do vencimento, são específicos para serem preenchidos somente no momento em que a tarefa for executada e pelo responsável (usuário) por efetivamente iniciar ou finalizar o atendimento da tarefa futura.
6- Comentários: O usuário, responsável por executar a atividade, ou seja, quem for fazer a visita ao cliente em nosso exemplo, deverá informar neste campo, detalhadamente e de preferência com riqueza de detalhes, como foi que ele realizou a ação no contato, este registro deve permitir a todos os demais usuários do CRM Simples, gestores ou não gestores, a compreensão do relacionamento (comunicação, tratamento, linha de raciocínio mantida com o contato) a fim de gerar o entendimento total da atividade efetuada;
Normalmente em nossos treinamentos, utilizamos a seguinte sequencia abaixo, com a finalidade de gerar relacionamento e entendimento sobre a execução de uma atividade no CRM Simples, como base para iniciantes, um princípio da cultura que gostaríamos que você começasse a desenvolver dentro da sua Empresa.
Os comentários podem ser preenchidos de forma a que sejam obtidas pelo menos as respostas as 3 perguntas abaixo:
Com quem falei / visitei / informei / enviei …;
O que falei / apresentei / informei …;
O que fiquei devendo.
Exemplo simples de preenchimento do campo de “Comentários”, respondendo a todas as 3 questões acima:
Falei com Emerson da organização CRM Simples Software sobre os nossos produtos, repassei a ele nossa tabela de preços padrão e deixei nosso catálogo para sua apreciação, também aproveitei para entender melhor toda a sua necessidade em relação aos nossos produtos com a finalidade de efetivamente entender como podemos ajudá-lo. Por fim, fiquei de fazer um contato por telefone para verificar se podemos formalizar um orçamento.
7- Valor e tempo: Estes 2 campos que aparecem logo abaixo dos comentários, são campos bastante específicos, não é todo o cliente de CRM que tem necessidade de informá-los, fique a vontade para identificar se estes campos são importantes para você, caso contrário, deixe-os em branco;
Exemplos de uso:
Campo de valor: No caso de um usuário externo, um técnico, que necessite ir até o cliente para efetuar um atendimento e necessite registrar um gasto com deslocamento ou peças que necessitou trocar no contato para efetuar uma assistência, por exemplo;
Campo de tempo: Para os casos em que é necessário entender o tempo envolvido no atendimento de uma tarefa, exemplo uma reunião com uma equipe de desenvolvimento de projetos no seu contato.
8- Status: A tarefa no CRM Simples, por definição possui os seguintes status: Pendente, Em andamento ou Concluída, sendo que o status “Pendente” é o padrão quando adicionada uma nova tarefa. Você pode alterar o status clicando dentro deste campo e selecionando o status que melhor qualifique a execução da tarefa, lembrando que apenas o status “Concluída” faz com que a tarefa seja baixada de suas atividades, caso contrário ela permanecerá em aberto, aguardando o encerramento;
Observações:
Ao “Concluir” uma tarefa, você irá visualizar campos específicos à direita da tela, onde é possível informar data e hora retroativa da execução da mesma, isso ocorre, para que os usuários possam priorizar os seus atendimentos, em detrimento à informação de baixa no CRM Simples, podendo informar posteriormente o encerramento de uma tarefa, sem prejuízo da informação correta de sua execução.
9- Repete: Ao marcar este campo, serão apresentadas opções para seleção, referentes a frequência com que você deseja “Repetir” a mesma atividade, conforme apresentado abaixo as opções são:
Tabela de frequências:
Todos os dias
;A cada semana;
A cada 2 semanas;
A cada mês;
A cada 3 meses;
A cada semestre;
A cada ano;
Selecionando uma das opções acima, sempre que você “Concluir” a sua tarefa, automaticamente o CRM Simples irá “Agendar” uma nova tarefa, exatamente igual a essa, em sua agenda futura, conforme o período de tempo selecionado. Isso ajudará você a fazer agendamentos repetitivos, sem a necessidade de ficar adicionando vários eventos idênticos à sua agenda, mas tome o cuidado necessário para “Desmarcar” a opção de repetir, quando for a sua última execução desta tarefa.
10- Participante(s): Este é um campo especial do CRM Simples, caso você tenha esquecido, vamos informá-lo novamente de que esta é uma ferramenta muito especial, quando o assunto é a comunicação com a sua equipe. Então, ao utilizar o participante, você pode colocar o seu próprio usuário no campo de participantes, assim você fará o acompanhamento de uma tarefa, passo a passo, até sua conclusão, diretamente pelo seu e-mail, pois o CRM envia e-mail a todos os participantes sobre qualquer alteração na tarefa. Ou então, você pode adicionar outras pessoas da sua equipe na mesma tarefa, assim todos terão a mesma tarefa em suas agendas e ainda poderão participar da mesma de forma a contribuir na execução da tarefa.
O CRM Simples sempre envia e-mail contendo a cópia de todos os dados da tarefa, para todos os envolvidos no campo “Participante”, sempre que a tarefa sofrer qualquer atualização.
Viu só como organizar o seu dia a dia se torna uma tarefa simples no CRM Simples?
Temos a certeza de que você conseguirá manter uma excelente organização pessoal, sempre que visualizar a sua agenda pelo menu “Tarefas” no seu CRM, veja um exemplo aqui e nunca mais irá “deixar” de retornar ao seu contato, por esquecimento de uma tarefa.
Importante: Quando existem tarefas agendadas para você, o CRM Simples sempre irá avisá-lo de suas próximas tarefas, 30 minutos antes delas acontecerem, fique tranquilo!
à direita do campo de Tags.
para adicionar cada uma (figura 2);
