Para você cadastrar um contato no CRM Simples, você possui diversas opções à sua disposição, podendo utilzar as seguintes formas:
Na página de contato:Na barra lateral esquerda, selecione a opção Contatos (figura 1) e depois nos botões (figura 2) acima dos dados do contato, ou(figura 3) abaixo do botão de configurações no canto superior esquerdo.
Menu do cabeçalho: Localizado à esquerda das configurações, clique no botão e depois na opção Contato (como mostrado na figura 4).
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
2. Preenchendo os Dados do contato
Para entender e cadastrar um contato no CRM Simples, preencha os campos obrigatórios: tipo de pessoa, nome, fonte do contatoe status. Isso permitirá salvar e gerenciar seu primeiro contato na base de dados. preencha os dados do seu contato. Ao clicar em qualquer uma das opções mencionadas acima, será aberta uma nova página com um cadastro de contato, em branco, para que você preencha os dados do seu contato, como na figura 5.
Figura 5
Os campos obrigatórios são:
Tipo de pessoa – para saber que tipo de pessoa cadastrar, consulte esta seção;
3. Como adicionar o restante dos campos com a opção “novo”
Para todos os demais campos, perceba que não há obrigatoriedade em informar os dados, porém, quando você clicar sobre o botão , perceba que o campo automaticamente se torna obrigatório! Como na figura 6
Figura 5
Duvidas Frequentes:
Vou presiar d CPF ou CNPJ paa fazer um 1° registro deo meu contato?
E agora? Será um lead um contato ou um cliente? Quem eu vou cadastrar?
Observação:
Caso você clique acidentalmente no , ao lado direito do campo que for adicionado na tela, vai ser exibido o botão , basta você clicar neste botão para “Remover” os campos da tela ( como na figura 6 acima).
Campo “Endereço”:
Abaixo, na figura 7, você tem um exemplo dos campos que compõem o endereço, todos eles surgem juntos quando o usuário clica no botão (+Novo) do campo de endereço.
Figura 7
4. Coluna de Detalhes
A direita da tela de cadastro de um novo contato, verifique a existência da aba de “Detalhes”, conforme demonstrado abaixo, nesta sessão estarão campos específicos do CRM Simples, como:
Esta ação pode ser utilizada para desfazer a mesclagem de contatos, porém o desfazimento da mesclagem não retornará os dados do histórico e movimentos do contato mesclado, permanecendo todas as informações de histórico no contato principal, mesclado anteriormente.
Mesclar contatos duplicados no seu CRM Simples pode ser uma prática essencial para manter a integridade e precisão dos dados. No entanto, em certas situações, pode ser necessário desfazer a mesclagem realizada anteriormente, seja devido a um erro na seleção dos contatos envolvidos na mesclagem, ou qualquer outro motivo, é importante saber como reverter este processo. Abaixo, explicaremos os passos necessários para você desfazer a mesclagem dos dados de contatos duplicados no seu CRM Simples.
Passo 1: Filtre os Contatos Mesclados
O CRM Simples oferece a opção de desfazer a mesclagem de contatos, de forma segura, rápida e sem a necessidade de contato com nossa equipe de suporte. Esta funcionalidade pode ser encontrada diretamente no menu Contatos, selecionando o filtro de status de contato, onde ao efetuar uma mesclagem de contatos pela 1ª vez, o CRM Simples cria automaticamente o status Mesclados, selecione este status no campo específico, demonstrado na imagem abaixo:
Figura 1: Campo de seleção do status de contatos.
No campo de seleção, selecione o status “Mesclados” conforme imagem abaixo:
Figura 2: Status “Mesclados” selecionado.
Passo 2: Localize o contato que você deseja desfazer a mesclagem
Serão exibidos na tela os registros de todos os contatos já mesclados anteriormente no seu CRM Simples, conforme imagem abaixo:
Figura 3: Contato já mesclado anteriormente no CRM Simples.
Passo 3: Confirme a operação para desfazer a mesclagem
Clique no botão existente na última linha que contêm a informação da mesclagem do contato.
A mesclagem efetuada anteriormente será desfeita, separando novamente os contatos.
Dicas Adicionais:
Registre Motivos: Sempre que desfizer uma mesclagem, recomendamos registrar o motivo da operação. Isso pode ser útil em referências futuras e até mesmo para se evitarem erros semelhantes;
Treinamento Contínuo: Certifique-se de que a sua equipe esteja treinada para realizar a mesclagem de contatos e também para desfazer, caso necessário e que entendam a importância de manter a base de dados precisa e organizada;
Realize Auditorias Regulares: Assim como na Mesclagem, é aconselhável realizar auditorias periódicas para identificar e corrigir possíveis mesclagens incorretas.
Desfazer a mesclagem de contatos duplicados no seu CRM Simples é uma operação importante para manter a precisão e a integridade dos dados. Ao seguir os passos acima e implementar boas práticas de gestão de dados, você estará equipado para lidar com esta situação quando necessário, mantendo sua base de dados organizada e confiável.
O CRM Simples é uma ferramenta essencial para qualquer negócio que busque manter uma relação eficiente e produtiva com seus clientes. No entanto, é comum lidar com duplicação de contatos, especialmente em empresas que lidam com um grande volume de dados no seu dia a dia, com grandes equipes de vendedores e até mesmo como resultado da integração dos dados de outro ERP com o CRM Simples. Isto pode resultar em confusão, comunicações redundantes e, em última instância, uma experiência insatisfatória para o cliente.
Felizmente, o CRM Simples oferece uma funcionalidade própria para mesclar contatos duplicados. Iremos abordar abaixo, como você pode realizar este processo de forma prática e eficiente através do seu CRM Simples.
Passo 1: Entendendo porquê existem contatos duplicados no seu CRM Simples
O CRM Simples possui um identificador próprio para cada contato existente na sua base de dados, sendo que para os contatos cadastrados manualmente pelos usuários, nos quais constarem a informação do CNPJ ou do CPF, o CRM Simples será capaz de analisar esta informação e não permitirá que sejam gravados contatos duplicados possuindo o mesmo CNPJ/CPF.
Também quando você utilizar um carga de dados por planilha e existir a informação da coluna CNPJ_CPF na planilha, o CRM irá validar os dados e não irá permitir a importação de contatos já existentes com o mesmo CNPJ/CPF,
Porém, quando o cadastro do contato migra de um ERP para o CRM Simples, não é efetuada nenhuma validação dos dados, pois entendemos que toda a informação do ERP do Cliente deve ser importada para o CRM Simples, sendo este um dos casos onde poderá ser gerada duplicação de contatos.
Outra maneira que permite aos usuários cadastrarem contatos duplicados é fazendo os cadastros manualmente, sem a informação do CNPJ/CPF do contato, ou seja, um usuário cadastra o contato sem CNPJ/CPF e o outro usuário cadastra novamente o mesmo contato, nestes casos, não há nenhuma validação no CRM Simples pelo nome do contato, permitindo que os usuários efetuem seus cadastros individualmente, informando inclusive o histórico de suas atividades realizadas para cada um de seus contatos, mas sem referência entre ambos, por serem contatos diferentes para o CRM Simples.
Passo 2: Identificando os Contatos Duplicados
A primeira coisa a ser feita é entender se realmente você possui contatos duplicados, isso pode ser feito aplicando-se o filtro avançado pelo menu Contatos no seu CRM Simples.
Selecione por nome, informando parte do nome do contato no campo “Localizar” e teclando Enter. Irão aparecer contatos que possuam a mesma correspondência de nome (pela parte informada), analise se realmente os contatos apresentados são o mesmo contato.
Outra forma de localizar contatos duplicados, é por CNPJ/CPF duplicados, caso de dados importados por ERP para dentro do CRM Simples, para efetuar esta pesquisa, acesse o filtro avançado no menu Contatos, depois marque a opção “Apenas contatos com CNPJ/CPF duplicado”.
Passo 3: Avaliação dos Dados
Antes de continuar com a “Mesclagem dos dados”, é fundamental analisar as informações disponíveis. Compare cuidadosamente os dados dos contatos duplicados para garantir que os contatos se referem a um único contato. Isso irá evitar a perda de informações importantes.
Passo 4: Seleção do Contato que SERÁ Mesclado
Escolha o contato, cujo qual, após efetuada a fusão das informações pela “Mesclagem dos dados”, deixará de existir no seu CRM Simples. Geralmente o contato com menos informações precisas e atualizadas deve ser escolhido como contato a ser mesclado!
Observação importante:
Se o seu CRM Simples esta integrado com o seu ERP, o contato que você deve escolher obrigatoriamente deverá ser aquele que NÃO possuir o ID no ERP.
Passo 5: Mesclagem dos contatos
Após escolher o contato que irá ser mesclado, clique no botão “Mesclar” localizado no canto superior direito da sua tela de exibição do contato, conforme imagem abaixo:
Figura 1: Motão “Mesclar” para efetuar a fusão dos dados entre contatos duplicados.
Será apresentada a tela abaixo à você:
Figura 2: Tela de mesclagem para contatos duplicados no CRM Simples.
Passo 6: Selecionar o Contato Principal
Na tela acima, no campo “Mesclar com”, você deverá localizar e selecionar o contato que você considera como principal e que será mantido no seu CRM Simples, após a fusão efetuada pela “Mesclagem dos dados”, geralmente é o contato com as informações mais precisas e atualizadas que esteja cadastrado no seu CRM Simples.
Observação importante:
Se o seu CRM Simples esta integrado com o seu ERP, o contato que você deve escolher obrigatóriamente deverá ser aquele que possui o ID no ERP.
Dicas adicionais:
Realize Auditorias Periódicas: é aconselhável realizar auditorias regulares para identificar e mesclar contatos duplicados, mantendo desta forma a integridade da base de dados;
Implemente Oolíticas de Entrada de Dados: Estabeleça diretrizes claras para a inserção de informações no seu CRM Simples, o que pode auxiliar a prevenir duplicações no uso da ferramenta;
Treinamento da Equipe: Certifique-se de que a equipe, que utiliza o CRM Simples, esteja familiarizada com os procedimentos de mesclagem de contatos e entenda a importância de manter uma base de dados limpa e organizada.
Mesclar contatos duplicados no CRM Simples é uma operação fácil e rápida, um passo crucial para manter a eficiência das operações e proporcionar uma experiência positiva para o seu cliente.
Ao seguir os passos acima e implementar boas práticas de gestão dos dados, você estará no caminho certo para manter uma base de dados precisa e confiável.
Para completar a instalação, basta você seguir o passo a passo no próprio navegador.
Vantagens em utilizar o Whatsapp Web integrado ao seu CRM Simples
Comunicação Eficiente: Permite que seu time de vendas interaja com o cliente, através do Whatsapp, diretamente no CRM Simples, centralizando todas as comunicações em um único lugar;
Registro das mensagens relevantes: O usuário seleciona quais partes da conversa devem ser registradas no CRM Simples, podendo registrar texto, áudio, foto e vídeo;
Acompanhamento em tempo real: Seu time pode monitorar as conversas em tempo real, possibilitando respostas rápidas e personalizadas.;
Automatização de tarefas: Com o uso dos “Templates” do CRM Simples, é possível automatizar respostas e programar tarefas futuras nas conversas mais importantes, diretamente pelo Whatsapp;
Personalização do atendimento: Com acesso às informações do CRM, seu time de vendas fornece um atendimento mais personalizado, conhecendo o histórico e as preferências do seu cliente, gerando “relacionamento”;
Economia de tempo: Evita a alternância entre diversas plataformas, economizando tempo ao seu time de vendas e tornando a comunicação com o seu cliente mais eficiente, dinâmica e assertiva;
Facilita a colaboração: Seu time colabora de forma mais efetiva, compartilhando informações e coordenando esforços para atender ao cliente da forma mais colaborativa possível;
Maior satisfação do cliente: Com um atendimento mais ágil, colaborativo, personalizado e eficiente, os clientes tendem a ficar mais satisfeitos e engajados com a sua Empresa;
Segurança e rastreabilidade: Todas as interações entre seu time de vendas e seus clientes ficam registradas no CRM Simples, proporcionando uma trilha de auditoria e garantindo a segurança das informações.
Nossa integração do CRM Simples com o Whatsapp Web promove uma abordagem mais organizada para que seu time de vendas possa gerenciar o relacionamento com seus clientes, otimizando a experiência tanto para a equipe quanto para o cliente.
Passo a passo da instalação pela Chrome Web Store:
Clicar no botão:
Se for solicitada confirmação:
Clicar no botão ADICIONAR EXTENSÃO!
Aguarde a confirmação da instalação:
Pronto!
Abra uma nova aba no seu navegador, acesse o Whatsapp Web novamente e você verá a extensão do CRM Simples já instalada e pronta para uso.
Efetue o login na sua conta do CRM Simples e comece a usar o CRM Simples diretamente pelo seu whatsapp.
Esta ação esta disponível somente para usuários com acesso às configurações da conta.
Você acessou a sua conta no CRM Simples e deseja que o seu time também entre em ação?
Convide-os para que façam parte da sua conta!
Para convidar novos usuários
Acesse o menu Administrador, clique no botão Novo e informe os dados necessários no cadastro:
No campo Nome, informe o nome real do usuário no CRM Simples, todos os logs do sistema serão gerados com base neste nome.
Figura 1: Cadastrando um novo usuário no CRM Simples.
No campo E-mail de acesso informe corretamente o e-mail do novo usuário, é neste e-mail que ele irá receber o “convite” para participar da sua conta no CRM Simples.
Nos campos de permissões do usuário, marque as opções que mais fizerem sentido para o novo usuário que você esta cadastrando:
Figura 2: Permissões do novo usuário
Após convidar novos usuários
Se o usuário ainda não tiver efetuado o aceite no convite, você poderá inativá-lo ou reenviar um novo convite.
Clique no menu Administrador, aba de usuários, à direita do nome de cada usuário você verá as opções disponíveis para seleção:
Você também poderá editar as configurações do usuário, se houver necessidade.
Figura 3: Opções disponíveis no cadastro do usuário.
Se os seus usuários convidados:
Nunca tiveram uma conta no CRM Simples: eles irão receber um convite por e-mail para juntarem-se à sua conta, o e-mail contêm o link que lhes permitirá definirem a sua senha de acesso à conta que lhes fez o convite.
Caso eles já possuam uma conta no CRM Simples, por outra Empresa, com o mesmo e-mail que você esta tentando enviar o convite: eles precisarão acessar a conta antiga, ou solicitar ao administrador da sua conta antiga, que efetue a “Inativação” da sua conta de usuário no e-mail informado. Somente após a inativação da conta antiga, será possível criar um novo usuário utilizando o mesmo e-mail.
Informe seus dados pessoais, para criar uma conta Pessoa Física, ou os dados da sua Empresa para criar uma conta para Pessoa Jurídica.
Informe o seu nome de usuário e o seu e-mail, no qual você irá receber um “convite” contendo o link necessário para você ativar sua conta e definir a sua senha de acesso ao CRM Simples.
Sua conta de testes é válida por 14 dias, período no qual você poderá utilizá-la sem custo algum, ao final deste período você precisará optar por um plano mensal de uso, conforme o número de usuários de sua necessidade. Para formalizar seu plano mensal, fale com a nossa equipe de vendas.
(figura 2) acima dos dados do contato, ou
(figura 3) abaixo do botão de configurações no canto superior esquerdo.
e depois na opção Contato (como mostrado na figura 4).
(figura 2) acima dos dados do contato, ou
(figura 3) abaixo do botão de configurações no canto superior esquerdo.
e depois na opção Contato (como mostrado na figura 4).
, perceba que o campo automaticamente se torna obrigatório! Como na figura 6
, basta você clicar neste botão para “Remover” os campos da tela ( como na figura 6 acima).
